Les règlements suivants s’appliquent aux demandes de bourses du Fonds du Forum pour les journalistes indépendants couvrant l’actualité, ainsi qu’aux demandes de bourses Portenier des droits de la personne, qui servent à aider les journalistes à avoir accès à des formations dans le cadre d'un projet indépendant, dans n'importe quel média, dénonçant les violations des droits de la personne.

1. Il est possible de faire, en tout temps, des demandes de bourses auprès du Fonds du Forum pour les journalistes indépendants. Ces demandes peuvent être déposées par des journalistes indépendants qui sont citoyens ou résidents canadiens ou encore par des journalistes pigistes d’autres nationalités, travaillant à l’étranger pour le compte de médias canadiens. Les candidatures peuvent être déposées en français ou en anglais. Aux fins de ces règlements, un journaliste indépendant est un journaliste dont le travail est normalement identifié comme tel lors de sa publication ou de sa diffusion, ou dont les services sont manifestement fournis à titre indépendant en tant que vidéaste, photographe, spécialiste du son, producteur, ou encore fixer.

2. Les demandes d'aide à la formation en sécurité dans le cadre du programme de bourses Portenier des droits de la personne doivent être faites à l'aide du formulaire de demande Portenier. Ce volet est ouvert aux cinéastes, auteurs ou journalistes indépendants de toute nationalité, travaillant sur des projets en cours d'enquête d’envergure, axés sur les violations des droits de la personne, et pour lesquels il existe un besoin évident de formation en sécurité. Les candidatures peuvent être déposées en anglais ou en français. Il incombe aux candidats d'établir leur statut d'indépendant.

3. Voici les étapes à suivre pour déposer une candidature pour une bourse du FFJI ou pour une bourse Portenier:

         a)  Le candidat doit décrire, expliquer et justifier le type de formation qu'il recherche, ainsi que l’échéancier qu’il entend respecter pour suivre la formation. Il doit également prouver son statut de journaliste indépendant.

         b) Le Forum fait une première sélection parmi les candidatures et envoie celles qui sont retenues à un jury permanent composé de jurés qualifiés, dont la majorité seront indépendants;

         c) Selon la décision de ce jury, le Forum contactera le candidat retenu pour lui faire une offre, si les fonds le permettent, ou encore lui signifiera le refus de sa candidature.4. Pour les fins de ce concours, un journaliste est défini comme toute personne gagnant la majorité de leur vie à partir de procédés journalistiques, factuelles et de première main, montrant attachement aux principes journalistiques éthiques.

4. Bien que l'objectif principal des Bourses du FFJI et des bourses Portenier demeure le même, c’est-à-dire de permettre à des journalistes indépendants d’avoir accès aux formations en sécurité en milieux hostiles (HEFAT), les candidats peuvent demander de l'aide pour toute autre forme de formation de sécurité liée à leur travail en tant que journalistes, documentaristes, etc., telles que des formations de cybersécurité, ou d’autres types de formations conçues conçues pour des  groupes ou des conditions spécifiques.

5. Les candidats retenus pour les formations de type HEFAT auront à choisir parmi les fournisseurs de cours approuvés par le Forum. À l'occasion, ils pourraient cependant se voir proposer de l’aide pour une solution personnalisée impliquant, par exemple, une place gratuite ou subventionnée dans un cours offert par une organisation membre de l'ACOS, pour lequel la bourse du Forum pourrait être utilisée pour couvrir des frais de déplacement et d'hébergement raisonnables. Le Forum a le droit absolu de déterminer quand proposer un tel arrangement dans un cas particulier.

6. Lorsqu'un candidat choisit parmi les cours offerts par les fournisseurs de cours approuvés, tout excédent par rapport au montant de la bourse sera à sa charge.

7. Le Forum fera de son mieux pour répondre aux candidatures dans les meilleurs délais, mais ne sera pas responsable des conséquences de tout retard, limite financière ou refus d'une candidature.

9. La décision d'accorder ou non une bourse, la valeur totale de toute bourse, le type de formation pour laquelle elle doit être utilisée et les dates limites auxquelles un cours doit être choisi et terminé seront déterminés au cas par cas par le Forum, en consultation avec le jury indépendant.

10. Lorsque la formation est approuvée, le Forum paiera les frais de cours, ou une partie de ceux-ci jusqu'à concurrence du montant total de la bourse, directement au fournisseur de cours. Tout solde de bourse sera conservé par le Forum pour être appliqué au remboursement des frais de déplacement et d'hébergement raisonnables, associés à la formation. Cela aura lieu une fois la formation terminée; lorsque le fournisseur de cours aura confirmé qu’il n’y a pas de solde en souffrance; et que le récipiendaire de la bourse aura fourni des reçus satisfaisants pour les frais de déplacement et d'hébergement décrits ci-dessus. Le paiement de ces frais, jusqu'à concurrence du solde restant de la bourse, sera effectué le cas échéant, par virement électronique.

11. Tous les candidats aux bourses, qu’ils soient retenus ou non, s'engagent à décharger de toute responsabilité le Forum, ses partenaires ACOS, les jurés et les formateurs contre toute réclamation découlant de la formation ou de son absence, ou en relation avec les déplacements et l'hébergement.

12. En échange de la coopération des partenaires de l'ACOS pour répondre aux demandes de bourses des pigistes canadiens ou liés aux médias canadiens, le Forum peut également, à sa discrétion, accorder des bourses à des journalistes indépendants d'autres nationalités, sans lien important avec les médias canadiens.

13. Toute soumission via le processus de candidature en ligne dans l'un ou l'autre volet des bourses constitue une acceptation pleine et explicite, par le candidat, des présents règlements et de leur préambule, équivalant pleinement à la signature d'un accord dans le même sens.

14. Les candidats ne peuvent soumettre une demande dans plus d'un volet à la fois ou pour le même projet ni recevoir plus d'une bourse du Forum au cours d'une période de 24 mois. 

15. En cas de litige entre le Forum et un candidat ou un boursier, qui ne peut être réglé à l'amiable, les parties conviennent de s'adresser exclusivement aux tribunaux de la province de l'Ontario, Canada.